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律师办理破产案件召开远程债权人会议的工作操作指引(2020)

1、(远程无纸化债权人会议)远程无纸化债权人会议系指债权人会议相关职权及程序以非现场、无纸化形式行使(包括但不限于采取网络会议系统投票、电子邮件通信投票、QQ群或微信群、钉钉平台会议等形式)行使及推进。召开远程无纸化债权人会议前,该会议召开形式应取得审理破产案件的合议庭或者本案主审法官认可。如果法院已经指定债权人会议主席的,还需取得债权人会议主席的认可。管理人在条件允许的情况下,优先使用全国企业破产重整案件信息网上的相关功能来作为远程无纸化债权人会议的工具;管理人应注意有效识别参会人员的身份,在利用电子邮件系统及其他社交网站系统时,还应注意信息传递的有效性和保密性。

2、(会议发起及沟通方式)债权人会议召开前,管理人在确认案件中不存在不能以远程无纸化形式参加会议的债权人(含债权人的委托代理人,下同)后,应向债权人公示用于债权人会议目的的管理人专用电子邮箱或平台账号,并可通过微信公众号、设立工作群等各类社交网络平台进行信息发布。管理人应要求所有债权人提供并确认用于本次案件联系的正式电子邮箱或平台账号,在会议准备工作中应就该等联系方式进行再次确认。

3、(前期准备工作)管理人应通过前期公示的电子邮箱或其他方式,向全体参会债权人发送会议材料电子版,邮件发送时管理人可设置收件方相互不可见模式以避免邮件回复混乱,并应设置邮件已读或类似功能。同时管理人应以电话、微信等方式向所有债权人确认其已收到电子版会议材料并对会议形式、表决事项、表决期限等重要会议事项理解无误,对债权人提出的问题进行解答。上述工作应做到留痕并及时存档,确保管理人合规履职,保障债权人能顺利参会并行使职权。

4、(会议材料)管理人应将债权人会议材料以PDF的形式向参会债权人提供,会议材料中应加盖有管理人印章或管理人水印,并就以远程无纸化方式召开债权人会议在材料中作简要说明。

5、(债权核查)如当次债权人会议涉及债权核查事项的,管理人应在合理时间内将债权表通过上述方式发送债权人和债务人,对债务人、债权人提出的异议或问题进行解释或调整。该等工作均应以远程无纸化方式进行,并应注意留痕、存档。会议前期对可能会有争议债权做好事前线上沟通,管理人应在债权人会议结束后及时向法院提交有关债权核查情况的书面报告,申请法院裁定确认无异议债权。

6、(表决规则)管理人将债权人会议材料以既定方式向债权人发出后,如电子邮件进入债权人预留邮箱系统或债权人已确认其收到或已下载该等会议材料,即视为债权人已收悉债权人会议材料。债权人会议召开的时间仍为此前公告和通知中确定的债权人召开会议时间,管理人应当至少在债权人会议召开之日(条件允许的,应当在债权人会议召开前3日),将会议材料发送至债权人并确保债权人收到。

债权人应当按照会议通知和表决票相关要求,在管理人发出电子版债权人会议材料之日起特定时段内对有关议案进行表决。债权人应将表决票以电子邮件方式发送至管理人指定电子邮箱或提交至管理人指定平台,表决票原则上应有债权人或债权人授权代表的签名捺印或盖章,特定情况如不便打印的,由债权人确认的邮件回复表决票有效。表决截止日期至少应当为会议召开日之后的三个自然日,表决截至日期视为本次债权人会议召开完毕之日。

7、(会议表决结果的告知与汇报)管理人应当在债权人会议表决结束后及时汇总统计表决结果,以会议材料中确定的方式,将表决结果告知参与表决的债权人。同时管理人应当将会议材料、表决票作为附件,向受理破产案件的人民法院提交管理人制作的债权人会议记录及表决结果报告,并根据实际情况申请人民法院裁定通过重整计划、和解协议、破产财产的变价方案、破产财产的分配方案等。

8、(调整及修改)根据本次特殊时期内远程无纸化债权人会议的实践,各管理人应积极总结经验,对本工作操作指引提出建议和意见,并进行不时调整及改进。

本指引由十一届上海市律师协会破产清算业务研究委员会和上海市破产管理人协会共同起草,并非强制性或规范性规定,仅供律师在从事相关工作时参考。

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